Le Nuove Linee Guida AGID per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (Redazione del Manuale di Gestione Documentale) sono entrate in vigore a settembre 2020.
La loro attuazione, inizialmente prevista per il 7 Giugno 2021 è stata prorogata all’1 gennaio 2022.
La finalità di queste Linee è quella di aggiornare le regole tecniche relative a formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, DPCM del 2013 e 2014, oltre che fornire una cornice unica di regolamentazione in materia, in coerenza con il CAD e le discipline dei Beni Culturali.
Per facilitare la comprensione e l’importanza di questa novità, abbiamo registrato un video di presentazione delle Linee Guida complete che puoi trovare qui:
Manuale di gestione documentale: caratteristiche e contenuti
Il Manuale di Gestione è uno strumento di governance e di pianificazione, indispensabile nell’operatività quotidiana: descrive e norma le attività finalizzate alla formazione, ricezione, registrazione, classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti formati o acquisiti dall’ente.
La redazione del Manuale richiede competenze di informatica,
informatica giuridica, diritto amministrativo, archivistica, sicurezza e privacy
Il Manuale di gestione documentale inoltre rappresenta per l’ente un importante passo verso l’attuazione dei principi guida dell’azione amministrativa: efficacia, efficienza, economicità e trasparenza.
È la sintesi di elementi diversi, di carattere nazionale e specificatamente propri e caratteristici dell’ente: normativa nazionale, disciplina archivistica, procedure, modalità-prassi lavorative degli uffici dell’ente e sistema informatico.
Il Manuale di Gestione si integra con altri strumenti previsti per l’organizzazione dell’amministrazione: manuale di conservazione, piano di sicurezza dei dati, linee guida per la pubblicazione delle informazioni, piano triennale anticorruzione, regolamento per l’accesso agli atti amministrativi e tutti gli atti emanati per normare l’attività informativa.
Deve essere approvato dall’organo dell’ente che ha la competenza di adottare gli atti organizzativi e reso pubblico, mediante la pubblicazione sul sito internet istituzionale.
La sua composizione è complessa in quanto prevede un articolato e molti allegati.
Manuale di gestione documentale: articolato e allegati
Il Manuale di gestione è costituito da un articolato e da allegati di corredo.
Articolato manuale di gestione documentale
Nell’articolato è descritto il sistema di gestione documentale dell’ente:
- Formazione dei documenti
- Ricezione dei documenti
- Registrazione dei documenti
- Documentazione particolare
- Assegnazione dei documenti
- Classificazione e fascicolazione dei documenti
- Spedizione dei documenti destinati all’esterno
- Scansione dei documenti su supporto cartacee
- Conservazione e tenuta dei documenti
- Accesso
- Approvazione e revisione
- Pubblicazione
Allegati al manuale di gestione documentale
Gli allegati forniscono strumenti per la gestione documentale, specifiche tecniche del sistema e indicazioni operative.
Tra i principali allegati:
- Glossario dei termini utilizzati nel Manuale di Gestione
- Elenco dei servizi/uffici o unità organizzative dell’ente compresi quelli abilitati all’utilizzo del protocollo informatico e all’inserimento dei dati Elenco dei protocolli interni aboliti
- Elenco delle registrazioni particolari dell’ente Regole per l’inserimento controllato dei dati nell’anagrafica e nel protocollo informatico Piano di classificazione
- Piano di fascicolazione
- Massimario di selezione per la conservazione dei documenti
- Trasmissioni telematiche
- Manuale operativo di gestione del sistema informatico documentale e del protocollo informatico rilasciato dalla ditta fornitrice del prodotto
Servizio di redazione del manuale di gestione documentale: la soluzione ai tuoi problemi!
Ma non è per tutti…
Come per tutti i servizi che eroghiamo, puntiamo all’eccellenza: non ci piacciono le scorciatoie e puntiamo a trasferire più know-how possibile all’interno dell’ente.
Per questo il servizio è continuativo (in abbonamento) e non una semplice consegna di documentazione da archiviare.
Probabilmente nei prossimi mesi cominceranno a comparire offerte dei più svariati tipi, da attori che lavoreranno solo sulla parte tecnica degli allegati ad improvvisati consulenti tuttologi che a poco prezzo presenteranno solo il modello (senza allegati o senza personalizzazione dell’articolato).
| Il NOSTRO Servizio | Servizio offerto dai maggiori attori sul mercato | Servizio offerto da consulenti improvvisati | Rimanere di nuovo indietro e non fare nulla | |
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| Stesura del manuale di gestione personale dell’ente |  |
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| Predisposizione allegati necessari | |
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| Cura dei rapporti con la Soprintendenza | |
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| Formazione al personale dell’ente | |
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| Attuazione dei principi guida dell’azione amministrativa: efficacia, efficienza, economicità e trasparenza | |
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| Modello Manuale derivato dall’esperienza diretta con decine di personalizzazioni su clienti in tutta Italia | |
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| Personalizzazione dell’articolato | |
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| Intermediazione con eventuali fornitori di applicativi per la parte tecnica | |
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| Presentazione del Manuale di gestione all’Ente (tutto l’Ente) | |
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| Registrazione della presentazione personale e consegna del video e del materiale di supporto | |
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| Supporto continuativo tecnico e normativo dopo la consegna del Manuale (ticket) | |
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La nostra OFFERTA per il Supporto alla redazione e gestione del Manuale (e di tutti i suoi allegati)
L’offerta è da intendersi per un supporto continuativo della durata di 3 anni.
Il servizio verrà erogato interamente da remoto tramite modalità webinar/telefonica e comprende i seguenti step:
Primo anno
- Analisi situazione attuale dell’Ente rispetto la Gestione Documentale (mediante check list dedicata)
- elaborazione di una prima bozza del Manuale conforme al CAD e alle Regole tecniche vigenti
- personalizzazione dell’articolato del Manuale e consulenza e affiancamento nelle procedure autorizzative previste dal Codice dei Beni Culturali TU 42/2004, tramite la cura dei rapporti con la Soprintendenza archivistica, organo di vigilanza competente sul territorio
intermediazione con eventuali altri fornitori di applicativi informatici - formazione tecnico-archivistica per il personale del Servizio protocollo informatico e gestione dei documenti e dei flussi documentali e per gli operatori degli uffici direttamente interessati alla gestione documentale
- formazione e supporto all’elaborazione e all’attuazione dell’allegato al Manuale “Piano di fascicolazione” nell’ambito del sistema di classificazione adottato
- presentazione del Manuale di Gestione a tutto l’Ente tramite webinar dedicato
Anni successivi
- Supporto normativo e di aggiornamento passivo del piano (su richiesta dell’Ente) mediante richieste ticket
- Verifica e aggiornamento attivo da parte del nostro esperto entro 6 mesi dalla scadenza del contratto
- Accesso alla formazione dedicata alla materia (previsti 2 incontri nel 2022)
Per maggiori informazioni e per ricevere una quotazione dettagliata, scrivi pure a info@transizionedigitale.it mettendo nell’oggetto: “Servizio Manuale di Gestione Documentale” e indicando quanti dipendenti amministrativi hanno a che fare con i documenti in ingresso e uscita dall’Ente (quelli che dovrebbero, non quelli che in questo momento lo fanno) e un nostro tutor ti risponderà con la quotazione dettagliata.