Redazione del Manuale di Gestione Documentale

Redazione del Manuale di Gestione Documentale

Le Nuove Linee Guida AGID per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (Redazione del Manuale di Gestione Documentale) sono entrate in vigore a settembre 2020.

La loro attuazione, inizialmente prevista per il 7 Giugno 2021 è stata prorogata all’1 gennaio 2022.

La finalità di queste Linee è quella di aggiornare le regole tecniche relative a formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, DPCM del 2013 e 2014, oltre che fornire una cornice unica di regolamentazione in materia, in coerenza con il CAD e le discipline dei Beni Culturali.

Per facilitare la comprensione e l’importanza di questa novità, abbiamo registrato un video di presentazione delle Linee Guida complete che puoi trovare qui:

Manuale di gestione documentale: caratteristiche e contenuti

Il Manuale di Gestione è uno strumento di governance e di pianificazione, indispensabile nell’operatività quotidiana: descrive e norma le attività finalizzate alla formazione, ricezione, registrazione, classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti formati o acquisiti dall’ente.

La redazione del Manuale richiede competenze di informatica,
informatica giuridica, diritto amministrativo, archivistica, sicurezza e privacy

Il Manuale di gestione documentale inoltre rappresenta per l’ente un importante passo verso l’attuazione dei principi guida dell’azione amministrativa: efficacia, efficienza, economicità e trasparenza.

È la sintesi di elementi diversi, di carattere nazionale e specificatamente propri e caratteristici dell’ente: normativa nazionale, disciplina archivistica, procedure, modalità-prassi lavorative degli uffici dell’ente e sistema informatico.

Il Manuale di Gestione si integra con altri strumenti previsti per l’organizzazione dell’amministrazione: manuale di conservazione, piano di sicurezza dei dati, linee guida per la pubblicazione delle informazioni, piano triennale anticorruzione, regolamento per l’accesso agli atti amministrativi e tutti gli atti emanati per normare l’attività informativa.

Deve essere approvato dall’organo dell’ente che ha la competenza di adottare gli atti organizzativi e reso pubblico, mediante la pubblicazione sul sito internet istituzionale.

La sua composizione è complessa in quanto prevede un articolato e molti allegati.

Manuale di gestione documentale: articolato e allegati

Il Manuale di gestione è costituito da un articolato e da allegati di corredo.

Articolato manuale di gestione documentale

Nell’articolato è descritto il sistema di gestione documentale dell’ente:

  • Formazione dei documenti
  • Ricezione dei documenti
  • Registrazione dei documenti
  • Documentazione particolare
  • Assegnazione dei documenti
  • Classificazione e fascicolazione dei documenti
  • Spedizione dei documenti destinati all’esterno
  • Scansione dei documenti su supporto cartacee
  • Conservazione e tenuta dei documenti
  • Accesso
  • Approvazione e revisione
  • Pubblicazione

Allegati al manuale di gestione documentale

Gli allegati forniscono strumenti per la gestione documentale, specifiche tecniche del sistema e indicazioni operative.

Tra i principali allegati:

  • Glossario dei termini utilizzati nel Manuale di Gestione
  • Elenco dei servizi/uffici o unità organizzative dell’ente compresi quelli abilitati all’utilizzo del protocollo informatico e all’inserimento dei dati Elenco dei protocolli interni aboliti
  • Elenco delle registrazioni particolari dell’ente Regole per l’inserimento controllato dei dati nell’anagrafica e nel protocollo informatico Piano di classificazione
  • Piano di fascicolazione
  • Massimario di selezione per la conservazione dei documenti
  • Trasmissioni telematiche
  • Manuale operativo di gestione del sistema informatico documentale e del protocollo informatico rilasciato dalla ditta fornitrice del prodotto

Servizio di redazione del manuale di gestione documentale: la soluzione ai tuoi problemi!

Ma non è per tutti…

Come per tutti i servizi che eroghiamo, puntiamo all’eccellenza: non ci piacciono le scorciatoie e puntiamo a trasferire più know-how possibile all’interno dell’ente.

Per questo il servizio è continuativo (in abbonamento) e non una semplice consegna di documentazione da archiviare.

Probabilmente nei prossimi mesi cominceranno a comparire offerte dei più svariati tipi, da attori che lavoreranno solo sulla parte tecnica degli allegati ad improvvisati consulenti tuttologi che a poco prezzo presenteranno solo il modello (senza allegati o senza personalizzazione dell’articolato). 

Il NOSTRO Servizio  Servizio offerto dai maggiori attori sul mercato  Servizio offerto da consulenti improvvisati  Rimanere di nuovo indietro e non fare nulla 
Stesura del manuale di gestione personale dell’ente   
Predisposizione allegati necessari 
Cura dei rapporti con la Soprintendenza 
Formazione al personale dell’ente 
Attuazione dei principi guida dell’azione amministrativa: efficacia, efficienza, economicità e trasparenza 
Modello Manuale derivato dall’esperienza diretta con decine di personalizzazioni su clienti in tutta Italia 
Personalizzazione dell’articolato 
Intermediazione con eventuali fornitori di applicativi per la parte tecnica 
Presentazione del Manuale di gestione all’Ente (tutto l’Ente) 
Registrazione della presentazione personale e consegna del video e del materiale di supporto 
Supporto continuativo tecnico e normativo dopo la consegna del Manuale (ticket)

La nostra OFFERTA per il Supporto alla redazione e gestione del Manuale (e di tutti i suoi allegati)

L’offerta è da intendersi per un supporto continuativo della durata di 3 anni.

Il servizio verrà erogato interamente da remoto tramite modalità webinar/telefonica e comprende i seguenti step:

Primo anno

  • Analisi situazione attuale dell’Ente rispetto la Gestione Documentale (mediante check list dedicata)
  • elaborazione di una prima bozza del Manuale conforme al CAD e alle Regole tecniche vigenti
  • personalizzazione dell’articolato del Manuale e consulenza e affiancamento nelle procedure autorizzative previste dal Codice dei Beni Culturali TU 42/2004, tramite la cura dei rapporti con la Soprintendenza archivistica, organo di vigilanza competente sul territorio
    intermediazione con eventuali altri fornitori di applicativi informatici
  • formazione tecnico-archivistica per il personale del Servizio protocollo informatico e gestione dei documenti e dei flussi documentali e per gli operatori degli uffici direttamente interessati alla gestione documentale
  • formazione e supporto all’elaborazione e all’attuazione dell’allegato al Manuale “Piano di fascicolazione” nell’ambito del sistema di classificazione adottato
  • presentazione del Manuale di Gestione a tutto l’Ente tramite webinar dedicato

Anni successivi

  • Supporto normativo e di aggiornamento passivo del piano (su richiesta dell’Ente) mediante richieste ticket
  • Verifica e aggiornamento attivo da parte del nostro esperto
  • Accesso alla formazione dedicata alla materia

Per maggiori informazioni e per ricevere una quotazione dettagliata, scrivi pure a info@transizionedigitale.it mettendo nell’oggetto: “Servizio Manuale di Gestione Documentale” e indicando quanti dipendenti amministrativi hanno a che fare con i documenti in ingresso e uscita dall’Ente (quelli che dovrebbero, non quelli che in questo momento lo fanno) e un nostro tutor ti risponderà con la quotazione dettagliata.