Redazione del Manuale di Gestione Documentale

Manuale di gestione documentale: caratteristiche e contenuti

Il Manuale di gestione documentale è uno strumento di governance e di pianificazione, indispensabile nell’operatività quotidiana: descrive e norma le attività finalizzate alla formazione, ricezione, registrazione, classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti formati o acquisiti dall’ente.

La redazione del Manuale richiede competenze di informatica, informatica giuridica, diritto amministrativo, archivistica, sicurezza e privacy.

Il Manuale di gestione documentale inoltre rappresenta per l’ente un importante passo verso l’attuazione dei principi guida dell’azione amministrativa: efficacia, efficienza, economicità e trasparenza.

È la sintesi di elementi diversi, di carattere nazionale e specificatamente propri e caratteristici dell’ente: normativa nazionale, disciplina archivistica, procedure, modalità-prassi lavorative degli uffici dell’ente e sistema informatico.

Il Manuale di Gestione si integra con altri strumenti previsti per l’organizzazione dell’amministrazione: manuale di conservazione, piano di sicurezza dei dati, linee guida per la pubblicazione delle informazioni, piano triennale anticorruzione, regolamento per l’accesso agli atti amministrativi e tutti gli atti emanati per normare l’attività informativa.

Deve essere approvato dall’organo dell’ente che ha la competenza di adottare gli atti organizzativi e reso pubblico, mediante la pubblicazione sul sito internet istituzionale.

La sua composizione è complessa in quanto prevede un articolato e molti allegati.

Manuale di gestione documentale: articolato e allegati

Il Manuale di gestione è costituito da un articolato e da allegati di corredo.

Articolato manuale di gestione documentale

Nell’articolato è descritto il sistema di gestione documentale dell’ente:

• Formazione dei documenti
• Ricezione dei documenti
• Registrazione dei documenti
• Documentazione particolare
• Assegnazione dei documenti
• Classificazione e fascicolazione dei documenti
• Spedizione dei documenti destinati all’esterno
• Scansione dei documenti su supporto cartacee
• Conservazione e tenuta dei documenti
• Accesso
• Approvazione e revisione
• Pubblicazione

Allegati al manuale di gestione documentale

Gli allegati forniscono strumenti per la gestione documentale, specifiche tecniche del sistema e indicazioni operative.

Tra i principali allegati:

• Glossario dei termini utilizzati nel Manuale di Gestione
• Elenco dei servizi/uffici o unità organizzative dell’ente compresi quelli abilitati all’utilizzo del protocollo informatico e all’inserimento dei dati Elenco dei protocolli interni aboliti
• Elenco delle registrazioni particolari dell’ente Regole per l’inserimento controllato dei dati nell’anagrafica e nel protocollo informatico Piano di classificazione
• Piano di fascicolazione
• Massimario di selezione per la conservazione dei documenti
• Trasmissioni telematiche
• Manuale operativo di gestione del sistema informatico documentale e del protocollo informatico rilasciato dalla ditta fornitrice del prodotto

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Ma non è per tutti…

Come per tutti i servizi che eroghiamo, puntiamo all’eccellenza: non ci piacciono le scorciatoie e puntiamo a trasferire più know-how possibile all’interno dell’ente.

Per questo il servizio è continuativo (in abbonamento) e non una semplice consegna di documentazione da archiviare.

Probabilmente nei prossimi mesi cominceranno a comparire offerte dei più svariati tipi, da attori che lavoreranno solo sulla parte tecnica degli allegati ad improvvisati consulenti tuttologi che a poco prezzo presenteranno solo il modello (senza allegati o senza personalizzazione dell’articolato).

La nostra OFFERTA per il Supporto alla redazione e gestione del Manuale (e di tutti i suoi allegati)

L’offerta è da intendersi per un supporto continuativo della durata di 3 anni.

Il servizio verrà erogato interamente da remoto tramite modalità webinar/telefonica e comprende i seguenti step:

Servizio di redazione del Manuale di gestione documentale – Primo anno

• analisi situazione attuale dell’Ente rispetto la Gestione Documentale (mediante check list dedicata)
• elaborazione di una prima bozza del Manuale conforme al CAD e alle Regole tecniche vigenti
• personalizzazione dell’articolato del Manuale e consulenza e affiancamento nelle procedure autorizzative previste dal Codice dei Beni Culturali TU 42/2004, tramite la cura dei rapporti con la Soprintendenza archivistica, organo di vigilanza competente sul territorio
• intermediazione con eventuali altri fornitori di applicativi informatici
• formazione tecnico-archivistica per il personale del Servizio protocollo informatico e gestione dei documenti e dei flussi documentali e per gli operatori degli uffici direttamente interessati alla gestione documentale
• formazione e supporto all’elaborazione e all’attuazione dell’allegato al Manuale “Piano di fascicolazione” nell’ambito del sistema di classificazione adottato
• presentazione del Manuale di Gestione a tutto l’Ente tramite webinar dedicato

Servizio di redazione del Manuale di gestione documentale – Anni successivi

• supporto normativo e di aggiornamento passivo del piano (su richiesta dell’Ente) mediante richieste ticket
• verifica e aggiornamento attivo da parte del nostro esperto
• accesso alla formazione dedicata alla materia