Il primo Sistema Integrato per l'affiancamento al Responsabile per la Transizione Digitale dedicato ai Comuni con meno di 25.000 abitanti

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Responsabile per la Transizione Digitale (RTD): chi è e cosa deve fare all'interno della PA?

Il mio primo articolo sul Responsabile per la Transizione Digitale è del 2017, ben prima del "boom" sollevato dall’allora Ministro Bongiorno all’alba della sua famigerata Circolare 3/2018 in cui sollecitava la nomina di questa misteriosa figura.

A distanza di anni (e diversi articoli dopo), ho pensato di racchiudere in un solo documento tutto quello che c’è da sapere sul Responsabile per la Transizione Digitale.

Mi spingerò un po' oltre la solita interpretazione della normativa, questa guida è (anche) il frutto di 3 anni di lavoro passati fianco a fianco (prima letteralmente, poi metaforicamente) di dipendenti comunali che hanno preso sul serio il loro ruolo di RTD.

Indice dei contenuti dell'articolo:

Riferimenti normativi

Il Responsabile per la Transizione Digitale: la GUIDA DEFINITIVA

L'Ufficio per la Transizione Digitale

 

Chi è il Responsabile per la Transizione Digitale?

Il Responsabile per la Transizione Digitale è una figura dirigenziale, interna a tutte le PA prevista dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale, D.lgs. 82/2005).

E’ stata ufficialmente introdotta per le PA locali con i DL 179/2016 e 217/2017 di modifica al CAD, ed è disciplinata dall’art. 17 del CAD stesso.

Nel DL 179/2016 si estende a tutte le amministrazioni (non solo centrali) l’individuazione di un ufficio dirigenziale a cui affidare la transizione alla modalità operativa digitale.

Con il DL 217/2017 nasce il concetto di Responsabile per la Transizione Digitale, integrando i suoi compiti con il coordinamento e la diffusione dei sistemi di identità e domicilio digitale, integrazione e interoperabilità tra i sistemi della PA e acquisti di soluzioni e sistemi informatici.

E' un evoluzione da "centro di competenza" a cui affidare la strategia organizzativa (art. 17 del CAD), a vero e proprio "ufficio per la Transizione digitale" (DL 179/2016).

Fino ad ottobre 2018, rimane per lo più una figura sconosciuta o comunque poco conosciuta a livello di amministrazioni locali.

Poi... la prima svolta.

La Circolare n. 3/2018, adottata dal Ministro per la Pubblica Amministrazione, sollecita tutte le amministrazioni pubbliche a individuare un Responsabile per la transizione al digitale.

In altre parole la Circolare invita le PA a definire, con atto organizzativo interno e nell’ambito della dotazione organica complessiva delle posizioni di funzione dirigenziale, l’ufficio dirigenziale, di livello generale ove previsto nel relativo ordinamento, cui attribuire i compiti per la transizione digitale declinati dal comma 1 dell’art. 17 CAD.

 

Piano Triennale ICT: dove si parla di Responsabile per la Transizione Digitale?

Sebbene sia la persona che deve stendere il piano stesso (in concerto con le altre figure interne all’ente, che analizzeremo più avanti), a dimostrazione della ancora scarsa sensibilità degli Enti, all’interno dei 3 piani Triennali finora pubblicati (2017-2019, 2019-2021, 2020-2022) si fa riferimento spesso alla figura del Responsabile per la Transizione Digitale.

Piano 2017-2019 e Responsabile per la Transizione Digitale

All'interno del Piano Triennale ICT 2017-2019 si parla del Responsabile della Transizione Digitale all'interno del capitolo 10:

  • Capitolo 10 - Gestione del cambiamento: accelerare il processo di nomina dei RTD da parte delle PA.

"[...] Promuovere l’adempimento da parte delle amministrazioni dell’obbligo di identificazione dell’ufficio responsabile della transizione al digitale di cui all’articolo 17 del CAD."

Per maggiori informazioni:

Piano 2019-2021 e Responsabile per la Transizione Digitale

All'interno del Piano Triennale ICT 2019-2021 si parla del Responsabile della Transizione Digitale all'interno del capitolo 11:

  • Capitolo 11 - Governare la Trasformazione Digitale: Rafforzamento del ruolo del RTD nella PA, individuando come linea d’azione la costruzione di una rete di RTD e strutturando iniziative a loro dedicate.

Per maggiori informazioni:

Piano 2020-2022 e Responsabile per la Transizione Digitale

All'interno del Piano Triennale ICT 2020-2022 si parla del Responsabile della Transizione Digitale all'interno del capitolo 8:

  • Capitolo 8 - Governare la Trasformazione Digitale: Consolidamento del ruolo del RTD.

"[...] Rafforzare la rete attraverso una community, potenziare le competenze attraverso specidfici corsi di formazione, accelerare le nomine dei RTD."

Per maggiori informazioni:

  

Qual è il ruolo del Responsabile per la Transizione Digitale?

Il Responsabile della Transizione al Digitale (RTD) è la figura dirigenziale all'interno della PA che ha tra le sue principali funzioni quella di garantire operativamente la trasformazione digitale dell'amministrazione, coordinandola nello sviluppo dei servizi pubblici digitali e nell’adozione di nuovi modelli di relazione trasparenti e aperti con i cittadini.

Il Responsabile per la Transizione Digitale può essere preposto a un ufficio dirigenziale di livello generale (amministrazioni dello Stato) o non generale (altre amministrazioni).

La Circolare n. 3/2018 ha integrato la previsione del CAD, stabilendo che, laddove non siano previste posizioni dirigenziali, le funzioni per la transizione al digitale elencate dall’articolo 17 possano essere affidate a un dipendente in posizione apicale, o in alternativa, a un titolare di posizione organizzativa.

Il Responsabile per la Transizione al Digitale (RTD) ha tra le principali funzioni quella di garantire operativamente la trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione, coordinandola nello sviluppo dei servizi pubblici digitali e nell’adozione di modelli di relazione trasparenti e aperti con i cittadini.

 

Quali competenze deve avere il Responsabile per la Transizione Digitale?

Al Responsabile per la Transizione Digitale vengono richieste alte competenze in ambito tecnologico, manageriale e di informatica giuridica.

Secondo la Commissione parlamentare d’inchiesta sulla digitalizzazione, nella sezione 4.1 dedicata al Responsabile per la Transizione Digitale, vengono fissati i requisiti che deve possedere in dicando 4 criteri indicativi per valutare il livello di adempimento dell’art. 17 comma 1-ter:

  • iscrizione all’ordine degli ingegneri informatici;
  • laurea in informatica o equivalenti;
  • esperienza almeno quinquennale nel settore privato nel campo dell’ICT;
  • esperienza almeno quinquennale nel settore pubblico nel campo dell’ICT. 

E’ chiaro che nei comuni più piccoli, quelli sotto i 25.000 abitanti, è raro o comunque difficile trovare una figura che abbia queste caratteristiche.

Se andiamo ad analizzare meglio il ruolo che deve avere (lo vediamo nella sezione “Quali sono i compiti dell’ufficio per la Transizione Digitale”), è chiaro che, soprattutto, occorre che sia lo stratega dell’Ente.

Essendo una figura trasversale a tutti gli uffici (e dovendo prendere decisioni strategiche) occorre che sia soprattutto una figura carismatica e che riesca a mantenere il controllo gestendo anche i colleghi più restii.

Molti Enti hanno nominato Responsabile per la Transizione Digitale il Segretario Comunale: non sono sempre d’accordo con questa scelta, soprattutto se il Segretario gestisce pià di una manciata di Enti contemporaneamente.

L’idea migliore è quella di creare il gruppo di lavoro (l’Ufficio per la Transizione Digitale) inserendo più figure a supporto delle competenze richieste e, per i comuni più piccoli) scegliere una figura/azienda che li affianchi durante il percorso di trasformazione digitale con l’obiettivo di passare il maggior know-how possibile all’interno dell’Ente nel minor tempo possibile.

In questo webinar, registrato a novembre 2019, spiego molto bene qual è il vero ruolo del Responsabile per la Transizione Digitale differenziando il lavoro tattico fatto in questi anni da quello Strategico che è necessario iniziare adesso.

 

 

Quali poteri ha il Responsabile per la Transizione Digitale?

Il Responsabile per la Transizione Digitale ha un ruolo gerarchicamente superiore a ogni altro dirigente nell’attuazione di tutte le iniziative dell’amministrazione legate al digitale, anche per quanto riguarda pareri e verifiche.

Il RTD ha poteri di impulso e coordinamento nei confronti di tutti gli altri dirigenti nella realizzazione degli atti preparatori e di attuazione delle pianificazioni e programmazioni previste dal Piano Triennale.

 

Quali sono gli interlocutori interni ed esterni del Responsabile per la Transizione Digitale?

La Circolare n. 3/2018 ha messo in evidenza l’importanza di adottare opportuni strumenti di raccordo e consultazione tra il RTD e soggetti interni all’amministrazione, citando in particolare tre figure espressamente previste dalla legge: 

  • il Responsabile della gestione documentale (DPR 28 dicembre 2000, n. 445 art. 61 co. 2; DPCM 3 Dicembre 2013, art. 4): figura chiave per la dematerializzazione dei processi, cui spetta, tra le altre cose, predisporre lo schema del manuale di gestione documentale, che deve essere coerente con il piano di digitalizzazione dell’ente. Lo stesso CAD richiama espressamente la necessità che il responsabile del sistema di gestione dei documenti informatici operi d’intesa con il dirigente dell’ufficio per la transizione al digitale (art. 44, co. 1-bis).
  • il Responsabile per la protezione dei dati personali (art. 37 del Regolamento (UE) 2016/679): figura chiamata ad assolvere funzioni di supporto e controllo, consultive, formative e informative relativamente all’applicazione della normativa in materia di protezione dei dati personali. Il coordinamento con il RTD è fondamentale per lo sviluppo di sistemi informativi e servizi online conformi ai principi data protection by default e by design.
  • il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (legge 190/2012, art. 1, co. 7 come modificato dal d.lgs. 97/2016): la collaborazione tra le due figure è in questo caso essenziale per garantire che l’applicazione delle tecnologie ai processi di riorganizzazione dell’ente rispondano a adeguate caratteristiche di trasparenza e ai principi dell’amministrazione aperta.

In molti casi (Enti di piccole dimensioni) il RTD può coincidere con una o più di queste figure.

Il RTD rappresenta, anche in virtù della sua presenza sull’IPA, il punto di contatto dell’amministrazione verso l’esterno per le questioni legate alla digitalizzazione. Dunque non si relaziona solo con i dirigenti interni alla propria amministrazione ma anche con interlocutori quali:

  • il Governo, delle quali direttive deve promuovere l’attuazione;
  • le altre pubbliche amministrazioni, specialmente con riferimento all’interoperabilità;
  • l’Agenzia per l’Italia Digitale, specialmente per le attività di attuazione del Piano Triennale;
  • il Difensore civico per il digitale relativamente alle segnalazioni di cui sarà destinataria l’amministrazione;
  • i cittadini e imprese, per i quali rappresenta un punto di riferimento rispetto ai servizi online e ai diritti digitali.

 

Come si nomina il Responsabile per la Transizione Digitale?

Il Responsabile per la Transizione Digitale può essere nominato in 2 modi: Determina del Sindaco o Delibera di Giunta.

Formalmente, deve prima essere nominato l’Ufficio a cui poi viene affidato il Responsabile.

Questo è di competenza della Giunta che deve individuare l’Ufficio con apposito atto amministrativo, trattandosi di organizzazione interna.

Il Sindaco sceglie poi il Responsabile che da quel momento deve rendere conto del suo operato solo alla figura che lo ha nominato.

Insieme ai miei ragazzi del Team Digitale abbiamo creato un modello che potrai utilizzare per deliberare la nomina del Responsabile della Transizione Digitale e l’Ufficio Transizione Digitale.

Puoi utilizzarlo interamente o solo nelle parti che ti interessano.

Come per ogni altra delibera abbiamo suddiviso il documento in tre parti:

  1. Oggetto
  2. Parte narrativa: premessa e motivazione
  3. Parte dispositiva

I box grigi che troverai di seguito sono quelli che abbiamo ritenuto essere “obbligatori”.

Scegli tu se aggiungere, modificare o semplicemente copiare e incollare il modello.

I box arancioni, invece, segnalano una “scelta”, a seconda che tu voglia nominare:

  • il Responsabile della Transizione Digitale (obbligatorio)
  • l’Ufficio Transizione Digitale (consigliato)
  • il Supporto Esterno all’Ente (consigliato)

Di seguito trovi il mio modello, scaricabile gratuitamente, con cui puoi costruire la tua delibera personale:

Scarica il modello di delibera gratuito

 

Cosa devo fare dopo la nomina del Responsabile per la Transizione Digitale?

Appena approvata la delibera di nomina, occorre completare su IndicePA (https://www.indicepa.it) i dati relativi alla persona nominata.

Per ciascun Ente delle tipologie "Pubbliche Amministrazioni", a meno degli Istituti Scolastici, è presente nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) un unico ufficio denominato “Ufficio per la transizione al digitale” il cui responsabile coincide con il “Responsabile per la Transizione al Digitale".

Tale ufficio è inserito automaticamente in fase di accreditamento di ciascun Ente e non può essere eliminato.

Il Referente IPA dell’Ente è tenuto a inserire il nominativo del Responsabile per la Transizione al Digitale e gli ulteriori dati utilizzando la funzione GESTIONE UNITA’ ORGANIZZATIVE e selezionando l’Ufficio per la transizione al digitale.

 

Cos’è l’IndicePA?

Fonte: https://indicepa.gov.it/documentale/n-cosa-facciamo.php

L'indice dei domicili digitali delle Pubbliche Amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi (IPA), gestito dall'Agenzia per l'Italia Digitale, è l'elenco pubblico di fiducia contenente i domicili digitali da utilizzare per le comunicazioni e per lo scambio di informazioni e per l'invio di documenti validi a tutti gli effetti di legge tra le pubbliche amministrazioni, i gestori di pubblici servizi e i privati.

I domicili digitali di un ente sono gli indirizzi elettronici associati alle sue Aree Organizzative Omogenee, che corrispondono ai relativi registri di protocollo.

I domicili digitali di un ufficio sono quelli dell'Area Organizzativa Omogenea ad esso associata.

L'IPA è stato sviluppato in coerenza con le relative Linee Guida emanate da AgID.

I contenuti dell'IPA sono strutturati in tre macrolivelli:

  • informazioni di sintesi sull'Ente;
  • informazioni sulla struttura organizzativa e gerarchica e sui singoli uffici (Unità Organizzative - UO), corredate con informazioni di dettaglio;
  • informazioni sugli uffici di protocollo (Aree Organizzative Omogenee - AOO).

 

Perché la pubblicazione dei dati su IndicePA è importante?

Oltre all’obiettivo primario (la piena trasparenza e fruibilità dei dati pubblici), pubblicare i dati del Responsabile per la Transizione Digitale è fondamentale per la tua PA per poter accedere ad alcuni servizi (ed obblighi) messi a disposizione da AGID e MID.

Basti pensare alla dichiarazione di accessibilità, obbligatoria entro il 23 Settembre 2020 e da aggiornare periodicamente all’indirizzo https://form.agid.gov.it/ 

 

L'Ufficio per la Transizione Digitale

L’articolo 17 stabilisce che, al fine di garantire l’attuazione delle linee strategiche per la riorganizzazione e la digitalizzazione dell’amministrazione definite dal Governo, tutte le amministrazioni pubbliche affidano a un unico ufficio dirigenziale, fermo restando il numero complessivo degli uffici, “la transizione alla modalità operativa digitale e i conseguenti processi di riorganizzazione finalizzati alla realizzazione di un’amministrazione digitale e aperta, di servizi facilmente utilizzabili e di qualità, attraverso una maggiore efficienza ed economicità”.

Per le amministrazioni diverse da quelle dello Stato è semplicemente previsto che l’ufficio venga individuato tra quelli di livello dirigenziale, o in assenza di questi, tra le posizioni apicali dell’ente (comma 1-sexies).

A queste amministrazioni è inoltre riconosciuta la possibilità di esercitare le funzioni dell’ufficio per la transizione al digitale in forma associata (art. 17 CAD, comma 1-septies).

In base alla circolare n. 3/2018, questa particolare opzione organizzativa, raccomandata specialmente per gli enti di piccole dimensioni, può essere realizzata sia mediante l’Unione di Comuni, sia attraverso il ricorso a convenzioni, che dovranno anche disciplinare le modalità di raccordo tra l’ufficio unico e il vertice delle singole amministrazioni.

 

Quali sono i compiti dell'ufficio per la Transizione Digitale?

All'ufficio del Responsabile per la Transizione Digitale sono attribuiti i compiti di:

  • coordinamento strategico dello sviluppo dei sistemi informativi di telecomunicazione e fonia
  • indirizzo e coordinamento dello sviluppo dei servizi, sia interni sia esterni, forniti dai sistemi informativi di telecomunicazione e fonia dell'amministrazione
  • indirizzo, pianificazione, coordinamento e monitoraggio della sicurezza informatica relativamente ai dati, ai sistemi e alle infrastrutture anche in relazione al sistema pubblico di connettività
  • accesso dei soggetti disabili agli strumenti informatici e promozione dell'accessibilità
  • analisi periodica della coerenza tra l'organizzazione dell'amministrazione e l'utilizzo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, al fine di migliorare la soddisfazione dell'utenza e la qualità dei servizi nonché di ridurre i tempi e i costi dell'azione amministrativa
  • cooperazione alla revisione della riorganizzazione dell'amministrazione
  • indirizzo, coordinamento e monitoraggio della pianificazione prevista per lo sviluppo e la gestione dei sistemi informativi di telecomunicazione e fonia
  • progettazione e coordinamento delle iniziative rilevanti ai fini di una più efficace erogazione di servizi in rete a cittadini e imprese mediante gli strumenti della cooperazione applicativa tra pubbliche amministrazioni, inclusa la predisposizione e l'attuazione di accordi di servizio tra amministrazioni per la realizzazione e compartecipazione dei sistemi informativi cooperativi
  • promozione delle iniziative attinenti all’attuazione delle direttive impartite dal Presidente del Consiglio dei Ministri o dal Ministro delegato per l'innovazione e le tecnologie
  • pianificazione e coordinamento del processo di diffusione, all'interno dell'amministrazione, dei sistemi di identità e domicilio digitale, posta elettronica, protocollo informatico, firma digitale o firma elettronica qualificata e mandato informatico, e delle norme in materia di accessibilità e fruibilità nonché del processo di integrazione e interoperabilità tra i sistemi e servizi dell'amministrazione
  • pianificazione e coordinamento degli acquisti di soluzioni e sistemi informatici, telematici e di telecomunicazione, al fine di garantirne la compatibilità con gli obiettivi di attuazione dell'agenda digitale e, in particolare, con quelli stabiliti nel piano triennale.

 

Come si costituisce l’ufficio per la Transizione Digitale?

(1) Realizzazione ex-novo di questo ufficio

Laddove possibile, l’Ufficio responsabile delle Transizione Digitale può essere costituito ex-novo.

All’interno di questo nuovo ufficio verrà riunito il personale con competenze in materia:

  • informatica, per assolvere gli obblighi relativi alla sicurezza informatica, ai pagamenti elettronici,all’identità digitale, alla presentazione digitale delle istanze, al domicilio digitale e alla comunicazione digitale
  • giuridica, per assolvere gli obblighi previsti dal nuovo Regolamento Europeo (GDPR) e dal CAD
  • manageriale, per poter coordinare nel modo migliore tutti i settori dell’Ent

(2) Individuazione di un ufficio già esistente

Nel caso in cui, invece, non sia possibile creare ex-novo questo ufficio si potrà far coincidere l’Ufficio responsabile della Transizione Digitale con un ufficio già esistente, come potrebbero essere ad esempio la Segreteria o il CED.

L’importante è che il Responsabile della Transizione Digitale corrisponda al Responsabile dell’ufficio prescelto.

(3) Creazione di un ufficio “virtuale”

Nel caso in cui non si riesca ad individuare questo ufficio sarà possibile creare un Ufficio responsabile alla Transizione Digitale “virtuale”.

Si selezionerà il personale più idoneo tra i vari settori (come ad esempio: il Responsabile del CED, un membro dell’ufficio Segreteria ed uno dell’ufficio Ragioneria) che, unendosi, sia in grado di assolvere tutte le competenze necessarie.

Queste persone faranno parte del “gruppo di lavoro digitale” dell’Ente e, uno di loro, verrà nominato Responsabile.

C’è anche un’ultima possibilità e che riguarda le realtà molto piccole, come ad esempio un Comune con meno di 10 dipendenti: l’Ufficio responsabile della Transizione Digitale corrisponderà direttamente con il Responsabile stesso.

 

Affiancamento al Responsabile per la Transizione Digitale

Posso essere affiancato da una figura esterna?

Sebbene il Responsabile per la Transizione Digitale debba essere una figura interna all’Ente (o al massimo in forma associata), l’affiancamento esterno non è solo consigliato, ma diventa quasi un passo obbligato per gli Enti che non hanno internamente le competenze richieste.

Il ruolo di questa figura esterna non deve essere una sostituzione della figura del Responsabile per la Transizione digitale ma bensì un aiuto, una spalla, un consigliere per il RTD.

Per esperienza personale, i migliori risultati ottenuti con percorsi di affiancamento che ho svolto con il mio team in decine di Enti, sono arrivati da quelle PA che NON hanno delegato totalmente il lavoro ma con cui abbiamo spartito i compiti in base alle competenze.

L’obiettivo di un affiancamento NON deve essere quello di dipendere dalla figura esterna ma di imparare, crescere attraverso il gruppo di lavoro con l’obiettivo di portare know-how internamente all’Ente, cercando con gli anni di aver sempre meno bisogno di supporto esterno.

Come mostra il Grafico 1 seguente, ottenuto da un campione significativo di Enti che io e il mio team abbiamo affiancato negli ultimi 4 anni, su un periodo di 48 mesi la pressione del nostro supporto esterno ha volutamente subito un calo che coincide con l’aumentare delle competenze trasmesse internamente al personale dell’Ente.

Questo è stato possibile grazie all’inserimento di un percorso formativo nel piano di affiancamento.

La scelta di affrontare tematiche importanti (come Cybersecurity, accessibilità, linee guida Design Italia etc etc) ed esporle in maniera semplice verso l’utente finale ha permesso al progetto di essere estremamente apprezzato.

Affiancamento al Responsabile per la Transizione Digitale

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