Ufficio per la Transizione Digitale: cos’è, come si nomina e cosa deve fare nella Pubblica Amministrazione

In questo articolo voglio spiegarti cos’è l’Ufficio Responsabile della Transizione Digitale (o più semplicemente Ufficio per la Transizione Digitale), come si nomina e perchè deve essere istituito all’interno della Pubblica Amministrazione.

Ti ho già parlato parecchio del ruolo del Responsabile della Transizione Digitale nei miei precedenti articoli.

Oggi voglio concentrarmi sull’istituzione, voluta dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), dell’Ufficio per la Transizione Digitale.

Ufficio per la Transizione Digitale: cos’è?

L’Ufficio per la Transizione Digitale è l’ufficio dell’amministrazione – istituito dall’art. 17 del CAD – a cui viene affidato il delicato processo di transizione alla modalità operativa digitale.

E’ un ufficio (non necessariamente “fisico”) a cui sono assegnati i compiti di riorganizzazione interna finalizzati al raggiungimento di un’amministrazione aperta e, appunto, digitale.

Ufficio per la  Transizione Digitale: chi lo nomina?

L’Ufficio responsabile della Transizione Digitale può essere nominato dal Sindaco con una delibera della giunta comunale.

Come stabilito dall’art. 17 del CAD la Pubblica Amministrazione DEVE cominciare a pensare seriamente ad una vera e propria riorganizzazione interna per il passaggio alla modalità operativa digitale.

La presenza di questo nuovo ufficio che, come anticipato, non dovrà essere necessariamente “fisico” ed ospiterà il Responsabile della Transizione Digitale, sarà necessaria per coordinare le attività previste dal CAD, come ad esempio:

• i Diritti Digitali dei cittadini
• la digitalizzazione dei processi
• le Misure Minime di Sicurezza

Ufficio per la Transizione Digitale: come viene istituito?

Sostanzialmente, le ozpioni a tua disposizione sono 3.

(1) Realizzazione ex-novo dell’Ufficio per la Transizione Digitale

Laddove possibile, l’Ufficio per la Transizione Digitale può essere costituito ex-novo.

All’interno di questo nuovo ufficio verrà riunito il personale con competenze in materia:

• informatica, per assolvere gli obblighi relativi alla sicurezza informatica, ai pagamenti elettronici, all’identità digitale, alla presentazione digitale delle istanze, al domicilio digitale e alla comunicazione digitale
• giuridica, per assolvere gli obblighi previsti dal nuovo Regolamento Europeo (GDPR) e dal CAD
• manageriale, per poter coordinare nel modo migliore tutti i settori dell’Ente

(2) Individuazione di un ufficio già esistente

Nel caso in cui, invece, non sia possibile creare ex-novo questo ufficio si potrà far coincidere l’Ufficio per la Transizione Digitale con un ufficio già esistente, come potrebbero essere ad esempio la Segreteria o il CED.

L’importante è che il Responsabile della Transizione Digitale corrisponda al Responsabile dell’ufficio prescelto.

(3) Creazione di un ufficio per la Transizione Digitale “virtuale”

Nel caso in cui non si riesca ad individuare questo ufficio sarà possibile creare un Ufficio per la Transizione Digitale “virtuale”.

Si selezionerà il personale più idoneo tra i vari settori (come ad esempio: il Responsabile del CED, un membro dell’ufficio Segreteria ed uno dell’ufficio Ragioneria) che, unendosi, sia in grado di assolvere tutte le competenze necessarie.

Queste persone faranno parte del “gruppo di lavoro digitale” dell’Ente e, uno di loro, verrà nominato Responsabile.

C’è anche un’ultima possibilità e che riguarda le realtà molto piccole, come ad esempio un Comune con meno di 10 dipendenti: l’Ufficio responsabile della Transizione Digitale corrisponderà direttamente con il Responsabile stesso.

Quest’ultimo è il caso in cui un affiancamento esterno è più che consigliato.

Ufficio per la Transizione Digitale: cosa deve fare?

L’Ufficio per la Transizione Digitale diventerà l’ufficio di riferimento dell’Ente il passaggio alla modalità operativa digitale e dovrà coordinare operativamente tutte le attività ad esso collegate.

Nel caso in cui, ad esempio, il Comune debba realizzare un progetto (come ad esempio la realizzazione dello sportello on-line per la presentazione delle istanze comunali) sarò compito dell’Ufficio per la Transizione Digitale:

• stanziare il budget
• individuare le risorse umane coinvolte per realizzazione del progetto
• programmare i tempi di realizzazione
• coordinare le risorse umane durante la fase operativa
• verificare il budget
• monitorare il rispetto delle tempistiche previste
• gestire gli eventuali imprevisti