La posta elettronica nella PA: configurazione, utilizzo e controllo in un’ottica di sicurezza delle comunicazioni e della protezione dei dati personali.
Risponde ai principi di efficacia, efficienza e massima semplificazione dei rapporti tra privati e PA – oltre che di completa digitalizzazione dell’attività amministrativa – l’utilizzo degli strumenti di trasmissione telematica dei documenti informatici quali Posta elettronica e Posta elettronica certificata.
Posto che le comunicazioni elettroniche veicolano dati personali, i relativi sistemi devono essere configurati nel rispetto del canone di protezione dei dati personali by design e by default, a garanzia dei cittadini ma, anche, dei lavoratori.
Di seguito, alcune domande alle quali non siamo riusciti a rispondere durante la diretta.
Dipende da quale “informativa” gli sia stata resa prima della raccolta del dato.
Ove l’amministrazione abbia indicato che si riservava di effettuare anche altre comunicazioni a tale indirizzo, si.
NO, l’elezione di domicilio deve essere espressa e va “registrata” in ANPR. Attenzione alla recente introduzione del INAD (articolo 3-bis, commi 1-bis e 1-ter, del CAD).
Le regole dovrebbero essere contenute nel manuale di gestione documentale o, in ogni caso, nel manuale di conservazione.
Le PEC protocollate, sono infatti soggette al regime di conservazione “sostitutiva”.
Se stai cercando un servizio completo per la stesura/revisione del Manuale di Gestione documentale, puoi trovare qui tutte le informazioni:
Queste regole devono fare parte del manuale di gestione documentale o di un disciplinare sull’utilizzo della posta elettronica adottato dall’Ente.
Se stai cercando un servizio completo per la stesura/revisione del Manuale di Gestione documentale, puoi trovare qui tutte le informazioni:
Anche questo aspetto andrebbe regolamentato nel manuale di gestione documentale.
Tecnicamente si tratta dell’unica soluzione perseguibile, salvo richiedere al cittadino/utente di ripetere la comunicazione all’indirizzo abbinato al protocollo.
Nel protocollo, dovrebbe comunque essere indicato come mittente il cittadino e non il dipendente dell’Ente che effettui l’inoltro.
Se stai cercando un servizio completo per la stesura/revisione del Manuale di Gestione documentale, puoi trovare qui tutte le informazioni:
Sebbene non vi sia alcun divieto in tal senso, ritengo sia preferibile indicare una casella di posta “effettiva”.
Ritengo preferibile ricorrere ad una lista di distribuzione che preveda l’inoltro delle comunicazioni ad una serie determinata di persone.
In questo caso, anche in assenza di un dipendente, gli altri “autorizzati” potranno ricevere ed elaborare la corrispondenza.
Anche laddove la lista di distribuzione “puntasse” ad un unico indirizzo, in caso di necessità, l’amministrazione potrebbe inserire in tale lista altri destinatari (sostituti).
Suggerisco di utilizzare il disclaimer contenuto nelle slides.
Tale disclaimer, fatta salva la parte dell’informativa privacy, non ha, comunque, alcun valore legale ma è un semplice avvertimento.
Le norme vigenti prevedono la necessità di un indirizzo PEC “almeno” per ogni AOO.
Nulla vieta, però, di avere una pluralità di caselle PEC, eventualmente, anche individuali. Sarà tuttavia necessario regolamentare l’utilizzo nel disciplinare o nel manuale di gestione documentale
Non ho ben compreso la domanda. Tuttavia posso dire che tutto dipende dalle condizioni che il provider del servizio di posta si impegna ad osservare nel rilasciare l’account gratuito.
Ci sono strumenti (opzionali) che in qualche misura riescono a tracciare la posta ordinaria ma si tratta, pur sempre di una prova rimessa al prudente apprezzamento di un eventuale giudice chiamato a dirimere la controversia.
Nessuna conferma prevista dai client di posta elettronica ha valore legale.
Tale efficacia è prevista dalla legge solamente in relazione alla PEC.
Ritengo che tale comunicazione debba essere effettuata all’indirizzo abbinato al protocollo.
Certamente si tratta di una comunicazione con “effetti rilevanti” sia per l’Unione che per il Comune e, dunque, soggetta a protocollazione obbligatoria.
Anche se l’invio di una PEO ad un indirizzo non PEC, una volta effettuata la registrazione di protocollo, garantisce il ricevimento da parte del destinatario, la scelta di utilizzare la PEC, fornisce ulteriori garanzie, ad esempio quella di aver inviato il messaggio che, tuttavia, per qualsivoglia ragione, potrebbe non essere stato consegnato in una casella PEC “piena” o “disattivata”.
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