Mercoledì 3 gennaio sono in sede. Questa è una settimana abbastanza tranquilla, non ho appuntamenti ma sono sicuro che è solo la quiete prima della tempesta chiamata digitalizzazione!
Nei prossimi mesi bisognerà compiere tutti gli adempimenti normativi richiesti, che non sono pochi e soprattutto non sono di semplice realizzazione perché andranno a rivoluzionare il modo di lavorare e introdurranno anche nuove figure di responsabilità, come ho raccontato nel precedente articolo:
Le mie riflessioni sui prossimi mesi dell’anno appena iniziato sono interrotte dal telefono che suona.
La mia assistente mi anticipa che è la Responsabile del settore Affari Generali di un comune di 7610 abitanti della provincia di Monza.
I tre anni di stretta collaborazione con questo comune hanno fatto nascere un rapporto di amicizia con tutto il personale, infatti prima ci raccontiamo com’è andato il Natale e poi iniziamo a parlare di lavoro 🙂
Deve solo dirmi che l’Amministrazione ha confermato l’appuntamento per l’evento di sabato 3 febbraio: la presentazione ai cittadini dello sportello online per la presentazione in digitale di tutte le istanze comunali.
Dopo averla salutata, ripenso allo scorso anno quando, la prima settimana di settembre, ho parlato con l’Amministrazione del comune proprio dell’importanza di questo progetto, ovvero di dare ai cittadini la possibilità di presentare qualsiasi istanza online.
Avevano partecipato all’incontro il Sindaco, il Segretario comunale, la Responsabile degli Affari Generali e anche il Responsabile dell’Ufficio Tecnico perché è colui che segue l’informatica.
Il mio obiettivo era far capire l’importanza di questo progetto al Sindaco e al Segretario che, come mi aveva anticipato la Responsabile, erano abbastanza scettici perché non ne vedevano l’utilità.
Si parla tanto della digitalizzazione all’interno dell’Ente.
Devono essere digitalizzati i processi e deve essere rivista l’organizzazione interna per passare dalla carta al ‘Digital First!”.
E io posso sicuramente aiutarti a farlo proprio come ti spiego nel mio articolo:
[LINK ARTICOLO COME SI NOMINA RESPONSABIE]
Ma in tutto questo il cittadino che posizione occupa?
E’ il destinatario principale di tutti i servizi dell’Ente.
Il cittadino può quindi reclamare un ruolo nel processo di digitalizzazione?
Certo! Anzi, DEVE farlo: è un suo diritto (digitale)!
Quando si parla di Diritti Digitali il campo è molto vasto, si toccano infatti diversi aspetti e diverse problematiche.
Uno dei primi diritti, illustrato proprio dal CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 179/2016 – art. 3) riguarda l’uso delle tecnologie, ovvero il diritto che ognuno ha di utilizzarle per le comunicazioni con gli Enti.
Ed è un diritto confermato anche dal correttivo approvato l’11 dicembre 2017 dal Consiglio dei Ministri in attesa di pubblicazione.
Quindi ogni pubblica amministrazione deve mettere a disposizione dei cittadini gli strumenti necessari per permettere che le comunicazioni avvengano solo in modalità digitale.
Attenzione però a non confonderti: non è un obbligo per il cittadino!
Non puoi infatti costringerlo a comunicare con il tuo Ente esclusivamente in modo digitale.
E’ una sua libera scelta, ma deve avere la possibilità di farlo e quindi devi mettere a sua disposizione tutti gli strumenti necessari.
E’ un suo diritto, proprio come espresso dal CAD, e quando si parla di diritti la questione diventa molto più seria ed estremamente delicata.
Non rispettare un obbligo è un problema che può portare a riscontri anche legali, ma non rispettare i diritti di una persona è ancora più grave.
E’ così che nasce l’esigenza di avere uno sportello per la presentazione in digitale di tutte le istanze comunali.
In questo modo il cittadino ha la possibilità di presentare qualsiasi istanza direttamente da casa, senza doversi recare necessariamente in comune.
Può farlo in qualsiasi momento, quando è più comodo, senza bisogno di prendere permessi al lavoro per portare all’ufficio Anagrafe la richiesta di cambio di residenza o alla Segreteria la richiesta di iscrizione al servizio mensa del proprio figlio.
La soluzione che ti propongo è un portale web che è stato studiato appositamente per permettere alle pubbliche amministrazioni di realizzare questo diritto digitale.
Come funziona? Semplice!
Il cittadino deve solo:
- accedere al portale per la presentazione online delle istanze, raggiungibile direttamente dal sito internet del comune
- effettuare la registrazione o, ancora meglio, accedere tramite SPID e quindi tramite la propria identità digitale
- selezionare l’istanza che deve presentare dall’elenco di quelle presentabili digitalmente, scelte dal Comune. In questa fase e quindi prima della compilazione vera e propria, può anche leggere tutte le informazioni relative a quella istanza e vedere anche cosa è richiesto nello specifico dal Comune: per esempio se i diritti di segreteria sono obbligatori, se è necessario presentare documenti aggiuntivi, se il Comune prevede un particolare iter o informazioni specifiche su quanto richiesto. Hai così la possibilità di personalizzare questa parte del portale inserendo tutte le informazioni che ritieni necessarie e che possono aiutare l’utente nella presentazione della pratica. In questo modo il cittadino è completamente autonomo nella presentazione e non dovrà neanche chiamarti per avere informazioni o chiarire dubbi.
- compilare il modulo dell’istanza direttamente online. I moduli sono infatti come si dice in una parola che si compilano online?? quindi NON sono dei PDF da scaricare, compilare a mano, scansionare e ricaricare sul portale ma dei campi integrati nella pagina. Inoltre i moduli sono creati partendo da quelli che già adesso il Comune usa in formato cartaceo. Sono quindi i tuoi, quelli che il cittadino ha magari già avuto modo di conoscere. In questo modo si riesce a creare un vero e proprio portale personalizzato che risponde alle esigenze del tuo Ente. La compilazione è guidata e l’istanza non può essere mandata se non è completa. Il portale infatti blocca l’invio se nell’istanza non sono stati inseriti tutti i dati fondamentali o se è mancante di qualche documento. In questo modo sei sicuro di ricevere un’istanza completa e di non dover perdere tempo a chiamare il cittadino o a scrivergli per fare una richiesta di integrazione di tutti i dati mancanti.
- verificare i dati inseriti e trasmettere l’istanza digitalmente. Direttamente dal portale, al termine della compilazione, il cittadino trasmette l’istanza al Comune. Quest’ultimo la riceve direttamente al protocollo. Da questo momento puoi istruirla come una qualsiasi altra istanza con l’unica differenza che le comunicazioni successive puoi trasmetterle al richiedente direttamente dal portale. Non dovrai più preparare comunicazioni cartacee e inviarle tramite posta o allegarle a un messaggio di posta elettronica. Il cittadino vedrà lo stato di avanzamento della sua pratica direttamente sul portale, entrando con le proprie credenziali.
Dopo aver chiarito che dare a disposizione dei cittadini gli strumenti necessari per poter comunicare in digitale con l’Ente è richiesto dal CAD ed è un diritto del cittadino stesso, quindi non è uno sfizio da togliersi per far sembrare il Comune più digitale, il Sindaco e il Segretario mi erano sembrati meno scettici e molto stupiti.
Ero certa che non vedevano la necessità di dotarsi dello sportello per la presentazione online di tutte le istanze comunali solo perché non erano a conoscenza di questo diritto digitale.
E’ passata infatti solo una settimana dal nostro incontro quando, a metà settembre, mi aveva contattata il Sindaco stesso per dirmi che volevano assolutamente realizzare la soluzione di cui tanto avevamo parlato.
E soprattutto mi ha ringraziata per averli messi a conoscenza di un problema molto serio che avevano e di cui non erano neanche a conoscenza.
Quindi ricordati che quando si parla di digitalizzazione non devi pensare solo a quella che coinvolge internamente il tuo Ente.
E’ fondamentale, ma non è l’unico aspetto della rivoluzione digitale.