Oggi, venerdì 5 gennaio, in questo Comune di 5283 abitanti parliamo di digitalizzazione, questa volta però di un settore specifico.
Voglio infatti organizzare un bel piano di transizione alla modalità operativa digitale per l’ufficio tecnico.
Ho dovuto lasciare la macchina abbastanza distante perché l’unico parcheggio vicino al comune era pieno.
E sono stata fortunato ad aver trovato posto perché è un paese turistico dove è piacevole fare la classica gita fuori porta, quindi è comprensibile che in questi ultimi giorni di festa ci sia ancora molto movimento.
Mentre attraverso il centro storico percorrendo quella che viene chiamata ‘via dello shopping’, mi ricordo che oggi iniziano i saldi invernali: i negozi infatti non hanno più le decorazioni natalizie ma solo scritte colorate sulle vetrine che annunciano gli sconti.
E sono anche parecchio affollati!
Incrocio coppie e famiglie che passeggiano, ragazzi che si godono gli ultimi giorni di vacanza prima dell’inizio della scuola e qualche anziana signora che si affretta a sbrigare le sue commissioni.
Raggiungo il comune e salgo direttamente al secondo piano dove il responsabile dell’edilizia privata mi aspetta.
E’ un architetto molto giovane che è arrivato in questo comune da due mesi.
Una delle prime cose che ha fatto è stata chiedere il mio contatto alla responsabile della Segreteria, con cui io ho programmato il piano di transizione alla modalità operativa digitale che faremo partire tra due settimane.
Mi ricordo ancora quando a novembre mi ha chiamato.
Giusto il tempo di salutarmi e la prima cosa che mi ha detto è stata: “Dobbiamo far sparire tutta questa carta anche dalle scrivanie dell’ufficio tecnico!”
E oggi, appena iniziato l’incontro, mi ripete la stessa cosa: “sono contento che tra poco potremo fare delibere e determine in digitale, però voglio che anche il mio settore sia completamente digitalizzato”
Parliamo per quasi tre ore.
Mi faccio raccontare come attualmente viene gestito il lavoro. Parliamo dei problemi e delle criticità che saranno più difficili da affrontare come per esempio la diffidenza dei colleghi che sono abituati a lavorare in questo modo da anni e la paura che hanno per un cambiamento così radicale.
Gli illustro la mia possibile soluzione e discutiamo del mio piano personalizzandolo per le loro esigenze specifiche.
Alla fine dell’incontro lo vedo molto soddisfatto.
Lo saluto e rimaniamo d’accordo che quando tra due settimane sarò di nuovo qui da loro, decideremo quando partire anche con l’ufficio tecnico.
Proprio mentre sto uscendo dal Comune mi ferma la responsabile della Segreteria:
“non sapevo che oggi dovessi venire ma ho un problema, hai 5 minuti da dedicarmi?”
Certo! Anche perché la vedo abbastanza preoccupata.
Entriamo nel suo ufficio e mi spiega che deve aggiornare il Manuale di Gestione.
Devono inserire il piano di fascicolazione e il Segretario vuole anche rivederne alcune parti alla luce del percorso digitale che stiamo per iniziare: vuole per esempio inserire un capitolo dedicato alle firme elettroniche.
“Ma visto che stiamo parlando di digitalizzazione non dovrebbe farlo il Responsabile della Transizione Digitale? E’ stato nominato apposta!” mi chiede la Responsabile “Perchè devo aggiornare io il Manuale di Gestione visto che non so niente di queste cose?”
Capisco la sua preoccupazione e i suoi dubbi.
La situazione però è ben chiara e cerco di spiegargliela.
Lei è stata nominata Responsabile della Gestione Documentale quindi l’aggiornamento del Manuale di Gestione è uno dei suoi compiti.
E’ una sua responsabilità, lo deve fare necessariamente lei.
Il suo ruolo è ben diverso da quello del Responsabile della Transizione Digitale e i compiti delle due figure sono ben definiti e distinti.
Per fare maggiore chiarezza prendo dal mio quaderno degli appunti la “Guida ai soggetti coinvolti nella transizione digitale”, che io stessa ho creato e che devo essere sicura di avere sempre con me perché è davvero indispensabile.
Dopo averla guardata insieme e dopo le mie spiegazioni la Responsabile ha sicuramente le idee più chiare: “Puoi lasciarmi una copia? La voglio usare per avere sempre sotto controllo l’organizzazione del nostro Ente e soprattutto per avere la certezza di fare le cose sempre nel modo giusto”
Le lascio la guida ma prima di salutarci voglio rassicurarla anche su un’altra cosa:
E’ vero che le figure coinvolte nella digitalizzazione e in tutti i processi che negli ultimi anni stanno interessando la pubblica amministrazione sono diverse e hanno compiti distinti ma è fondamentale la collaborazione.
In questo caso infatti è ovvio che il Responsabile della Transizione Digitale dovrà aiutare la Responsabile della Gestione Documentale nella revisione del Manuale di Gestione.
Non si può pensare di lavorare a compartimenti stagni, le informazioni devono circolare e ogni figura deve mettere in atto le proprie competenze non solo limitatamente al suo specifico campo di nomina.