Ecco come il TUO Ente deve organizzarsi per affrontare le richieste di accesso civico, senza correre il rischio di ritrovarti coinvolto in denunce e ricorsi!
I diritti digitali che i cittadini possono esercitare sono molti, ma ancora poco conosciuti.
Forse per questo credi che il tuo Ente non se ne deve preoccupare con estrema urgenza. Forse credi di avere ancora molto tempo per organizzarti per la loro realizzazione, quindi non rientrano tra le tue priorità.
Lascia che ti racconti invece cosa è successo a questo comune di 6875 abitanti che ancora non aveva stabilito una modalità operativa digitale interna ma che ha dovuto affrontare una richiesta di accesso civico presentata da un cittadino.
Ho dovuto lasciare la macchina abbastanza lontano perché il comune si trova nel centro storico. Camminare con questo clima però è veramente piacevole.
Se il calendario non indicasse venerdì 2 febbraio infatti potrei dire che sta iniziando la primavera: il sole splende, la giacca e la sciarpa danno quasi fastidio!
Il centro storico è un insieme di viette, negozi e antiche botteghe dove è anche facile perdersi.
Non c’è in giro molta gente, noto solo qualche anziana signora che si affretta a compiere le sue commissioni quotidiane e una decina di mamme che accompagnano i loro bambini alla scuola materna che si trova proprio di fronte al Palazzo Comunale.
Dopo cinque minuti di camminata arrivo e vengo accolto dal Responsabile degli Affari Generali. Abbiamo già iniziato il processo di digitalizzazione a dicembre e abbiamo fatto 4 incontri.
Oggi vogliamo fare il punto della situazione dopo questi primi due mesi di lavoro.
Ho così la possibilità di capire se il piano di digitalizzazione che ho studiato appositamente per questo Comune sta funzionando o se c’è bisogno di apportare qualche modifica. Così, nel caso, lo farò prima dei prossimi 4 incontri.
Noto subito che il Responsabile è abbastanza preoccupato ma mi dice che non è per la digitalizzazione. Stanno infatti seguendo le indicazioni che ho dato e, dopo le prime difficoltà iniziali che abbiamo già avuto modo di risolvere insieme, tutti hanno iniziato ad operare in digitale.
Prima di discutere dei dubbi che sono nati dopo queste prime settimane di ‘Digital First!’ e di rivedere insieme l’organizzazione dei prossimi incontri, vuole parlarmi di un pensiero che lo affligge da due giorni.
“Ho ricevuto una richiesta di accesso civico e non so come devo comportarmi. La mia preoccupazione nasce soprattutto dopo aver letto un articolo che parla proprio di questo”
Mi chiede se posso leggerlo così magari capisco meglio la sua preoccupazione.
E’ un articolo tratto da ‘Italia Oggi’ del 28 dicembre 2017 dal titolo “Lo scudo della privacy sull’IMU – vietato fornire gli elenchi dei versamenti e degli immobili” di Antonio Ciccia Messina.
E parla del parere rilasciato dal Garante della privacy nel novembre 2017 con cui si blocca l’accesso civico riguardante la richiesta di avere l’elenco dei contribuenti che hanno versato l’IMU sulla prima casa a partire dal 2014 e l’elenco degli immobili considerati come prima casa per i quali nello stesso periodo di tempo è stata pagata l’imposta.
In questo caso il Garante ha respinto la richiesta perché ha rilevato che fornire questi elenchi poteva dare la possibilità di accedere a numerosi dati personali e risalire quindi all’identità dei proprietari degli immobili.
“Come faccio a sapere che dati posso fornire e quali invece no perché sono tutelati dalla privacy?” – mi chiede il Responsabile sempre più preoccupato – “Fosse per me respingerei l’accesso, così sono sicuro di non aver problemi diffondendo dei dati che invece non avrei dovuto dare”
Certo, capisco la tua preoccupazione: sei sempre oberato, stai cercando di riorganizzare il tuo lavoro per operare in digitale e per te è una rivoluzione a cui ti devi abituare, sei oppresso da una serie di scadenze normative nuove e che si susseguono ininterrottamente nel tempo e che devi cercare di rispettare impiegando tempo ed energie.
Però ti sbagli perché in realtà così avresti solo altri problemi, e ben più grandi!
Se infatti il motivo che ti porta a negare un accesso civico non è fondato e quindi il diniego non è basato su reali impedimenti dettati dalla normativa, stai ostacolando il diritto di accesso alle informazioni che il cittadino può esercitare in qualsiasi momento.
Stai quindi impedendo al cittadino di realizzare un suo diritto digitale fondamentale! Non puoi pensare di risolvere il problema facendo finta che non esiste.
Ecco le indicazioni operative che devi seguire, che ti permetteranno di avere i riferimenti normativi senza “spiegoni in avvocatese” 🙂
Accesso Civico Generalizzato: le indicazioni operative che devi seguire
L’accesso civico generalizzato rientra a far parte degli obblighi di trasparenza e diffusione di informazioni che le pubbliche amministrazioni hanno nei confronti dei cittadini ed è stato introdotto dal cosiddetto FOIA (D.Lgs. 97/2016).
Prima del FOIA il cittadino che voleva avere determinate informazioni faceva domanda di accesso agli atti, motivando la propria richiesta e dimostrando soprattutto di avere degli interessi diretti.
Adesso non è più così. L’accesso civico apre le porte a qualsiasi richiesta.
E’ diritto del cittadino infatti richiedere qualsiasi dato, informazione o documento, e l’aspetto più rivoluzionario è che la richiesta non deve essere motivata.
Quindi, cosa devi fare quando ricevi una richiesta di accesso civico generalizzato?
Come prima cosa: mantieni la calma! 🙂
Poi cerca di capire quali informazioni ti stanno chiedendo e quindi quali dati dovrai fornire. E’ sicuramente l’aspetto più delicato e capisco bene le tue paure perché rischi di rilasciare dati che non devi e quindi di ritrovarti coinvolto in denunce e ricorsi.
Prenditi del tempo per analizzare la richiesta e verificarla con le uniche limitazioni che devi considerare e che, pensandoci bene, sono abbastanza ragionevoli e ovvie, visto che riguardano il metodo di reperimento dei dati e l’interesse dei soggetti coinvolti:
- Al cittadino che fa richiesta di accesso civico devi fornire solo i dati che tu possiedi: è rivolto al tuo Ente per i tuoi dati, non per quelli di altri Enti! Non devi fare delle ricerche per lui, non devi quindi richiedere ad altre pubbliche amministrazioni i dati che tu non hai. Se non disponi dei dati necessari per rispondere alla richiesta del cittadino devi solo farne comunicazione e indicare semmai l’Ente a cui deve rivolgersi. In questo modo è tutelato il tuo tempo che già è pochissimo, vista la quantità di lavoro che ti ritrovi tutti i giorni sulla scrivania.
- Devi prestare la massima attenzione al ruolo dei controinteressati. Se infatti la richiesta di accesso civico coinvolge altre persone diverse dall’Ente e dal richiedente, devi individuare i controinteressati e capire se e quale danno possono subire dalla diffusione dei dati richiesti. Non puoi infatti diffondere in nessun modo i dati personali, i dati che possono far identificare i soggetti coinvolti o che possono ledere interessi privati o pubblici, come meglio specificato dal Decreto stesso. Così sei tutelato anche tu, non solo i diretti interessati, perché sei sicuro di non diffondere dati che possono essere motivo di contestazione.
A questo punto non dovresti più avere dubbi: tutto quello che non rientra in queste limitazioni lo puoi diffondere.
Il Responsabile degli Affari Generali di questo comune di 6875 mi pone un’ultima, interessante domanda: “va bene, è tutto molto chiaro. In questo caso non ci sono dati personali e non devo perdere neanche troppo tempo a reperire i dati richiesti perché riguardano tutti la mia Amministrazione. Ma adesso spiegami una cosa: perché questo cittadino vuole sapere quanto ho speso nel corso degli ultimi due anni per i corsi di formazione dei dipendenti?”
Non lo possiamo sapere e soprattutto non è nostro diritto saperlo né compito nostro cercare di capirlo. Anzi, non dobbiamo saperlo!
Esercitando il suo diritto di accesso civico, il cittadino non è tenuto a dirci perché sta richiedendo certi dati o certe informazioni. E’ suo diritto accedervi e nel momento in cui la richiesta non va a ledere interessi personali, privati e pubblici, è soprattutto suo diritto ricevere delle risposte.
In questo caso la richiesta è legittima. Perché no?
Non coinvolge nessun dato sensibile, non lede nessun interesse personale, pubblico o di sicurezza, non è eccedente e non è sproporzionata.
Perché non dovresti comunicargli le spese sostenute per la formazione del personale?
Posso però darti un’ultima, fondamentale, indicazione operativa…
Devi avere un regolamento interno che disciplina tutti i passaggi da seguire in caso di richieste di accesso civico.
Non può arrivarti una richiesta che tu non sai come gestire perché sei impreparato e non sai neanche da che parte iniziare. Così davvero corri il rischio di commettere degli errori e di cadere poi in sanzioni e contestazioni che potrebbero colpirti anche personalmente!
Solo se riesci ad avere una disciplina interna omogenea che tutti devono seguire, puoi avere la certezza che tutti opereranno nello stesso modo e nessuno potrà commettere degli errori oppure avere dubbi su come agire.
In questo modo risparmierai tempo ed energie perché ogni volta non dovrai cercare informazioni per capire come devi comportarti e non dovrai neanche perdere tempo per cercare di interpretare la normativa.
Ricordati che anche l’accesso civico fa parte del processo di digitalizzazione perché rientra nel processo di semplificazione, trasparenza e accessibilità che deve portare a realizzare i diritti digitali dei cittadini.
Perché quando si parla di digitalizzazione non devi pensare solo a quella che coinvolge internamente il tuo Ente, che è fondamentale ma non è l’unico aspetto della rivoluzione digitale.
Il tuo Ente è pronto a ricevere le richieste di accesso civico?