Con la Circolare 3 del 1 Ottobre 2018 il Ministro per la Pubblica Amministrazione, Giulia Bongiorno, ha deciso di dare un forte segnale alle PA che non hanno ancora iniziato il processo di Transizione alla modalità operativa digitale.
Quello che evidenzia il Ministro è la scarsità di Enti che hanno nominato e pubblicato sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA – www.indicepa.gov.it) i dati della figura del Responsabile della Transizione Digitale, introdotta 2 anni fa con dall’articolo 17 del CAD.
“Nell’ambito della serie di azioni, a cui il Governo intende dare corso, per la trasformazione digitale della pubblica amministrazione, affinché sia di supporto alla crescita digitale dell’Italia, riveste particolare importanza l’individuazione della figura del responsabile per la transizione al digitale.
Con la presente circolare si richiama l’attenzione su alcuni aspetti di particolare rilevanza connessi alla predetta nomina, ferma restando l’autonomia organizzativa riconosciuta dall’ordinamento giuridico alle amministrazioni in indirizzo.
La trasformazione digitale richiede il contributo ed il coinvolgimento di ogni articolazione della macchina pubblica e a tal fine il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), adottato con d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82, modificato da ultimo con i decreti legislativi n. 179 del 2016 e n. 217 del 2017, prevede all’art. 17 che le pubbliche amministrazioni garantiscano l’attuazione delle linee strategiche per la riorganizzazione e la digitalizzazione dell’amministrazione definite dal Governo.“
Ho deciso perciò di ri-pubblicare la guida GRATUITA creata lo scorso anno e metterla a disposizione di tutti gli Enti che vogliono capire che ruolo ha e come si nomina il Responsabile della Transizione Digitale.
Responsabile della Transizione Digitale: chi è?
Il Responsabile della Transizione Digitale è il Responsabile dell’ufficio che coordina il passaggio in digitale degli iter organizzativi (ovvero il flusso di lavoro) dell’Ente attualmente gestiti in cartaceo o in soluzione mista tra cartaceo e digitale.
E’ anche la figura a cui tutta l’Amministrazione si deve rivolgere per “operare in digitale” e il suo ufficio è quello che deve costantemente sorvegliare sull’effettiva realizzazione del percorso verso il Digital First: la Crescita Digitale.
Responsabile della Transizione Digitale: cosa deve fare?
Nel caso di piccole e medie realtà, la figura del Responsabile della Transizione Digitale rappresenta l’ufficio stesso per difficoltà organizzative come la mancanza di risorse e personale.
Diversamente, come nelle realtà più strutturate, può essere affiancato dallo staff che lui stesso può scegliere.
La prima cosa che deve fare è un’adeguata analisi della situazione attuale in cui si trova l’ente: una vera e propria “fotografia” dei flussi di lavoro in uso. Successivamente, deve poi:
1. Riorganizzare i processi interni di tutti i settori
Trasformando i processi che regolano l’attuale flusso di lavoro degli uffici eliminando tutti i passaggi che prevedono l’uso della carta, per arrivare ad “operare solo in digitale”.
Il problema del Responsabile (e del suo staff, se esistente) non è solo insegnare al personale ad usare software specifici o strumentazione informatica in dotazione ma riorganizzare la loro mentalità, mantenendo la giusta sensibilità rispetto alla situazione economica ed organizzativa specifica del proprio Ente.
2. Realizzare quello che il CAD definisce “i diritti digitali degli utenti”
ovvero dare la possibilità ai cittadini di poter comunicare in modo digitale con l’Ente. Questo comporta:
- l’attivazione di un sistema di presentazione di istanze online (il canale attraverso il quale il cittadino può presentare qualsiasi istanza tramite internet e che l’Ente deve poter essere in grado di ricevere e gestire digitalmente)
- l’attivazione del sistema PagoPA (per i pagamenti online)
- l’accesso ai propri servizi online tramite SPID (Il Sistema Pubblico di Identità Digitale)
- un canale monitorabile per semplici comunicazioni che possono arrivare all’ente sotto forma di e-mail o PEC (Posta Elettronica Certificata)
3. Programmare e coordinare gli interventi necessari in materia di sicurezza informatica
realizzando le Misure Minime di Sicurezza Informatica previste da AGID, programmando gli interventi necessari per l’adeguamento e successivamente monitorando nel corso del tempo gli eventuali cambiamenti.
4. Trasformare la propria amministrazione per renderla aperta e accessibile
come richiesto dalla normativa, il lavoro dell’Ente deve essere OPEN (aperto), quindi chiunque ha il diritto di accedere alle informazioni senza doverle necessariamente chiedere e soprattutto senza incontrare difficoltà nel reperirle.
Questo vuol dire che tutti i canali di comunicazione digitale devono essere potenziati, che il sito internet istituzionale deve rispettare gli obblighi di accessibilità, inclusi quelli per le persone con disabilità, e che tutte le informazioni pubblicate comprese quelle nella Sezione Amministrazione Trasparente devono essere aggiornate, di semplice reperibilità, usufruibili e accessibili.
Responsabile della Transizione Digitale: quali competenze deve avere?
Per la realizzazione di tutti gli obiettivi previsti e richiesti obbligatoriamente dal CAD, il Responsabile della Transizione Digitale deve avere competenze e conoscenze tecnologiche, giuridiche, informatiche e manageriali.
Può essere affiancato da una figura professionale esterna all’Ente, che ha il compito di affiancarlo guidandolo verso la realizzazione di tutti i suoi doveri in qualità di Responsabile della Transizione Digitale, dandogli supporto soprattutto sulle competenze specifiche richieste dal CAD in cui il responsabile, magari, è carente o meno preparato.
Quando si deve nominare il Responsabile della Transizione Digitale?
Subito!
E’ una nomina che non può più essere rimandata: l’ultima revisione del CAD (il D.Lgs. n. 179/2016) è in vigore dal 14 settembre 2016 e tutti gli adempimenti devono essere realizzati il prima possibile. Il correttivo non ha stravolto gli obblighi già previsti ma li ha semplicemente rafforzati.
Il Responsabile della Transizione Digitale è anche colui che firma il modulo di implementazione delle Misure Minime di Sicurezza AGID e quindi, anche solo per questo, la nomina ha la massima urgenza visto che la scadenza prevista da AGID era il 31 dicembre 2017.
Responsabile della Transizione Digitale: come si nomina?
Formalmente, deve prima essere nominato l’Ufficio a cui poi viene affidato il Responsabile. Questo è di competenza della Giunta che deve individuare l’Ufficio con apposito atto amministrativo, trattandosi di organizzazione interna.
Il Sindaco sceglie poi il Responsabile che da quel momento deve rendere conto del suo operato solo alla figura che lo ha nominato.
Nell’atto di nomina è importante specificare le competenze e soprattutto le risorse di cui può disporre: economiche ed organizzative come il personale interno a sua disposizione.
Perchè si deve nominare il Responsabile della Transizione Digitale?
Perché è richiesto dall’articolo 17 del CAD, ovvero dal Decreto Legislativo 179/2016 che è in vigore dal 14 settembre 2016. E’ una legge dello Stato, nello specifico la legge che codifica e regola l’organizzazione dell’Amministrazione Pubblica, e come tale va applicata.
L’articolo 17 è molto chiaro: nella sua prima parte si descrivono gli obblighi legati alla scelta dell’Ufficio e nella seconda parte quelli invece legati alla nomina del Responsabile.
Sono obblighi quindi non c’è una strada alternativa, vanno applicati e soprattutto con la massima priorità.